コロニー株式会社
制定：2018年1月23日 最終改定：2026年7月16日
本ポリシーは、コロニー株式会社（以下「当社」といいます。）におけるお客様（取引先ご担当者様を含みます。）の個人情報の取扱いを定めるものです。
なお、本ポリシーで使用する用語の意味は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）に準拠するものとします。
第1条 （利用目的）
当社は、以下の目的に必要な範囲で、お客様の個人情報を取得し、取得した情報を利用させていただきます。以下の目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法でお客様からの同意を得るものとします。
なお、当社は、上記の利用目的の達成に必要な範囲内で、生成AIを含む情報処理技術を利用して個人情報を処理することがあります。この場合、入力情報がAIモデルの学習に利用されないことを含む当社所定の基準を満たすサービスに限定し、適切に管理します。
第2条 （取得する情報）
当社は、以下の情報を取得する場合があります。
第3条 （個人データの第三者提供）
1 当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の同意がない限り、第三者に対し個人データを開示・提供することはいたしません。
2 前項にかかわらず、当社は、当社サービスの提供及び実施のため、当社サービスを利用する法人又は個人の方に対して、コンサルタントの氏名、メールアドレス、職歴等の情報を提供いたします。また、当社は、当社サービスの提供及び実施のため、コンサルタントに対し、当社サービスを利用する法人の法人名、担当者名（個人の場合は氏名）、メールアドレス等の情報を提供する場合がございます。
第4条 （個人情報の取扱いの委託）
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当社は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
なお、当社は生成AIサービスの利用にあたり、お客様の個人情報を外部の生成AIサービスに入力する場合は、当社が別に定める「生成AIガイドライン」に従い適切に管理するよう社内規程を定めており、利用する生成AIサービス事業者との間で適切な契約上の措置を講じます。生成AIサービスが出力した内容については、正確性・適法性および第三者の知的財産権侵害の有無を確認したうえで利用します。また、業務上取得した録音・録画データを生成AIサービスに入力・アップロードして処理する場合は、「生成AIガイドライン」その他当社所定の手続に従い適切に管理します。
第5条 （安全管理措置）
当社がお客様よりお預かりした個人情報は、個人情報ファイルへのアクセス制限の実施、アクセスログの記録及び外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、組織的、物理的、人的、技術的施策を講じることで個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止いたします。具体的な安全管理措置の内容は、お客様から後記のお問い合わせ窓口よりご連絡頂けましたら、遅滞なく回答いたします。
また、当社は、情報セキュリティの確保および個人情報の不正利用防止を目的として、法令の範囲内で情報システムの利用ログ（操作・通信等の履歴）を記録・保存し、必要に応じてその状況を監査・確認します。
万一、お客様の個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、当社は、個人情報保護法及び関連するガイドラインに則り、速やかに監督官庁への報告を行うとともに、当該監督官庁の指示に従い、類似事案の発生防止措置及び再発防止措置等の必要な対応を行います。
第6条 （個人情報の保有期間）
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を保有します。利用目的が達成された場合、または取引関係終了後は、当社が別に定める規程に従い、遅滞なく当該個人情報を消去または廃棄します。なお、法令による保存義務がある場合はこの限りではありません。
第7条 （保有個人データの開示）
1 当社は、お客様（本人に限る。本条において以下同じ）から当社の保有する個人データの開示を求められたときは、お客様に対し、遅滞なくこれを開示します。但し、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
2 当社の保有する個人データの開示にあたっては、対応費用をご負担いただく場合がございます。
第8条 （保有個人データの訂正等）
1 お客様は、当社の保有する個人データが誤った情報である場合には、当社に対し、当該個人データの訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます。）を請求することができます。
2 前項の請求を受けた場合、当社は遅滞なく必要な調査を行い、その結果前項の請求に理由があると判断した場合には、遅滞なく当該個人データの訂正等を行います。
3 当社は、前項に基づき訂正等の実施・不実施について判断した場合には、遅滞なく、お客様ご本人に対してご連絡いたします。
第9条 （個人情報の利用停止等）
1 お客様は、当社に対し、当社の保有する個人データの利用の停止、消去又は第三者提供の停止（以下「利用停止等」といいます。）を請求することができます。
2 当社は、前項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果前項の請求に理由があると判断した場合には、当該個人データの利用停止等を行うものとします。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、お客様の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとることができる場合は、この代替策を講じます。
3 当社は、前項に基づき利用停止等の実施・不実施について判断した場合には、遅滞なく、お客様ご本人に対してご連絡いたします。
第10条 （Cookieの使用）
Cookieとはウェブサイトを通じてお客様のブラウザに送信、設置される小さなファイルのことをいいます。
当社は、お客様の利便性向上等のためCookieを使用しています。詳細は当社Cookieポリシーをご確認ください。
第11条 （本ポリシーの変更）
当社は本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後の本ポリシーは、当社所定の方法により、お客様に通知し、又は当社ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
第12条 （当社住所、代表者氏名及び個人情報に関するお問い合わせ窓口）
当社住所及び代表者の氏名は、以下のとおりです。
住所：東京都千代田区神田錦町2丁目2-1 11F WeWork内
代表者：清水 勇樹
ご意見、ご質問、苦情のお申し出その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
コロニー株式会社 個人情報に関する相談窓口
Email：privacy@qolony.co.jp
TEL：050-6861-6555（受付時間：10:00〜17:00 土日祝日を除きます。）
附則
2018年1月23日 施行
2023年7月26日 改定
2026年7月16日 改定（生成AI活用に関する利用目的・委託先管理規定の追記、操作ログ管理・出力確認義務・録音録画データのAI処理に関する規定の追記、生成AIガイドライン参照先の統一）
