プロセスマイニングとは？事例や用途をわかりやすく解説！

「プロセスマイニングとは？」
「プロセスマイニングツールに限界はある？」

と疑問をお持ちの方はいませんか。

プロセスマイニングとは、業務効率の改善に役立つツールです。

プロセスマイニングを活用することで、業務遅延の抜本的なボトルネックを改善できます。

今回の記事では、プロセスマイニングの用途や特徴、限界があると言われる理由、導入事例、導入方法などについてわかりやすく解説します。

プロセスマイニングとは

プロセスマイニングとは、デジタル技術を活用した最先端の業務効率化ツールです。

プロセスマイニングは、業務プロセスを分析し、業務遅延のボトルネックを探すことに優れているため、抜本的な業務効率化を実現することができます。

特に現在、欧米企業で注目されている業務効率化ツールであり、米配車サービス大手のUberや、独自動車のBMWなど名だたる企業が導入しており、大幅な業務の効率化やコスト削減に成功しています。

プロセスマイニングが注目されている理由

プロセスマイニングの注目度が高まっている背景には、人材不足やコスト上昇などの問題が関係しています。

人材不足やコスト上昇の問題を解決するためには、抜本的な業務効率化が欠かせません。

日本は諸外国と比較すると、労働生産性の低さが課題視されています。主要先進国（G7）の中でも労働生産性は最下位です。

業無遅延のボトルネックを分析できるため、人材不足やコスト上昇への対策となり得るのです。

プロセスマイニングの用途

プロセスマイニングの用途は「現状把握」と「監視」です。

現状把握

業務分析の前段階として、現状を把握するためにプロセスマイニングが活用されます。

業務がどのように実施されているか、どこに問題があるかを確認します。

以前は従業員にヒアリングを行ったり、アンケートを実施したりするなど、現状把握を行うにあたって大きな労力と時間が必要でした。

しかし、プロセスマイニングが台頭したことにより、効率よく現状把握できるようになったのです。

監視

プロセスマイニングは現状把握以外にも、監視目的で活用されることがあります。

アクティビティ・ログ等のデータを活用し、不正な業務プロセスなどを可視化することで、日々の業務内容が適切に実施されているかを確認することが可能です。

確認作業に時間や労力がかからないため、問題が発生した際もスピーディーな解決を目指すことができます。

プロセスマイニングの特徴

プロセスマイニングの特徴は以下の4つです。

1. 全業務プロセスパターンを可視化
2. 業務プロセスの時系列化及び定量化
3. 業務非効率化のボトルネックを抽出
4. 業務プロセスの常時モニタリング

1．全業務プロセスパターンを可視化

まずプロセスマイニングは、全業務プロセスパターンを可視化できます。

社員が利用するPCや、CRMといった顧客管理ツール、ERPのような購買管理ツールなどの全業務プロセスをデータとして蓄積します。

その後、蓄積データと、あるべき業務プロセスを照らし合わせることで、例外処理やルール逸脱などを短時間で可視化できる仕組みです。

2．業務プロセスの時系列化及び定量化

プロセスマイニングは、業務プロセスを、時系列で並び替え、さらに定量化することができます。

例えば、製造業における「受注」→「与信」→「製造指示」→「出荷」のプロセスを時系列に並び替え、さらに各項目の業務時間などを数値やデータで定量化します。

全業務の位置づけを明確化し、各業務を時系列化・定量化することで、問題のプロセスがいつ、どの程度発生しているのかを特定することが可能となります。

3．業務非効率化のボトルネックを抽出

プロセスマイニングの特徴は、業務非効率化の原因となるボトルネックを特定できる点にあります。

例えば、請求書処理のプロセスにおいて、従来の業務改善ツールは処理件数や平均処理時間を可視化することができますが、特定の部署での承認に時間がかかっているといった詳細な原因までは把握できません。

一方、プロセスマイニングを活用すると、請求書がどの段階で停滞しているか、またどの部署や担当者が処理に時間を要しているかを自動的に検出します。

こうしたボトルネックを見つけることで、特定の手順をRPAで自動化する、承認フローを最適化するなどの具体的な改善策を提案することが可能になります。

4．業務プロセスの常時モニタリング

プロセスマイニングは、一度導入するだけで、その後も継続的に分析対象の業務プロセスを全てモニタリングします。

特に事前に定義した条件に基づき、ボトルネックになりそうな業務プロセスが発生した場合には即時ユーザーや管理者に通知し、その場で例外プロセスの抽出・排除までを実現します。

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プロセスマイニングの効果

プロセスマイニングによって得られる効果は主に以下の3つです。

1. 抜本的な業務効率化
2. 異常プロセスの排除
3. RPA導入など業務代替の促進

1．抜本的な業務効率化

プロセスマイニングの大きな特徴として、従来の業務効率化ツールにはできない、「業務非効率化のボトルネック抽出」があります。

まだ認識されていない業務上のボトルネックを可視化することによって、抜本的な業務効率化を実現します。

その結果、昨今注目されている「働き方改革」や、コロナ禍で急務とされた「コスト削減」などを一括して達成することが可能となります。

2．異常動作の排除

社内で正常な動作とは異なるプロセスを踏んでも、モニタリングなどがされてない限りは認識されないことが多いです。

特に属人的な作業では、正常なプロセスから逸脱したプロセスを経ることで、コンプライアンス上の過失につながる可能性は否定できません。

また、ERPなどのシステムでは、異常が放置されるとのちに正常にシステムが作動しなくなるというリスクも存在します。

そのため、プロセスマイニングにより定義された正常プロセスから外れた異常動作を排除することで、コンプライアンス違反及びシステムリスクを抑制することができます。

3．RPAとの連携による業務代替の促進

プロセスマイニングが抽出した業務を非効率化するボトルネックに対して、RPAなどのオートメーションツールを導入することで、さらなる業務効率化を促進できます。

そもそも、プロセスマイニングとRPAの違いとしては、プロセスマイニングは全ての業務プロセスを効率化対象としているのに対し、RPAは一部業務を効率化対象とした部分的な手法です。

そのため、プロセスマイニングで全業務プロセスを分析し、ボトルネックを抽出し、改善すべき部分的プロセスを判別することで、よりRPAの長所を生かすとともに、プロセスマイニングを補完する存在として活躍します。

特に、従来のRPA導入手法の中には、RPAの必要性が十分検討されずに導入されたため、どれほど業務効率化を達成できたのか不透明なケースや、最終的にRPAが放置される「野良RPA」などの問題が存在しました。

一方、プロセスマイニングでボトルネックを抽出した場合、ボトルネックの詳細な情報量により、最適なRPAを提案・検討することが可能となるため、結果的にRPAの導入効果を引き上げます。

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プロセスマイニングは限界があると言われる理由

プロセスマイニングは限界があると言われることがあります。

以下でその理由を詳しく確認していきましょう。

専門知識が必要不可欠

プロセスマイニングを扱うためには、専門知識が必要不可欠です。

データが起点となったツールであり、正しく処理できないと正しく現状把握できず、適切な改善策を実行できません。

高品質かつ正確なデータを収集するためには、データアナリストのようなデータに関する専門知識を持った人材が必要になります。

システム連携に手間がかかる

プロセスマイニングを活用するためには、企業内で使用しているシステムと連携しなくてはいけません。

メジャーなシステムであれば、プロセスマイニングのコネクターを活用して連携できます。しかし、企業独自のシステムを使用している場合、コネクターを利用できません。

そのような場合はコネクターから構築する必要があり、システム連携に手間や時間がかかります。

プロセスマイニングツール比較

プロセスマイニングツールには、さまざまな種類があります。

以下で代表的なプロセスマイニングツールをまとめました。

コロニーはプロセスマイニングツールの導入支援を提供しています。

プロセスマイニングの導入事例

プロセスマイニングは欧米の大手企業ですでに多数導入されていますが、日本企業でもプロセスマイニングの導入事例は存在します。

国内事例：物流企業におけるコスト削減

日本の物流企業の大手企業では、長年物流コストの削減に取り組んできましたが、既存の業務効率化ツールでは、改善の余地にすでに限界がありました。

そこで、プロセスマイニングを社内の業務管理ツールに導入した結果、これまで社内で認識されてこなかった業務上のボトルネックを発見することができました。

加えて、ボトルネックを排除するRPAを導入することで、業務プロセスが飛躍的に改善され、物流コストの大幅削減につながりました。

プロセスマイニングとタスクマイニングの違い

プロセスマイニングと似たような用語に「タスクマイニング」があります。

最近では、プロセスマイニングもタスクマイニングも、ともに「業務効率化」という文脈で使われることが多く、同様の手法だと誤認されているケースがあります。

たしかに両者は「業務効率化」という用途で一致していますが、根本的にツール概念や求められるアウトプットが異なります。

プロセスマイニングは業務工程（プロセス）に重点

プロセスマイニングは、名称の通り、業務工程（プロセス）の解析に重点を置きます。

具体的には、社員のPCやERPなどの業務システムの業務プロセスを可視化・分析することで、業務を非効率化するボトルネックを抽出し、抜本的な業務改善を目指します。

つまり、業務プロセスという、全体的な流れに主眼を置きます。

タスクマイニングはタスク（作業）に重点

一方、タスクマイニングは、名称が示すように、1つ1つのタスク（作業）に重点を置き、各タスクの効率化を目指します。

つまり、すでに細分化された各タスクにアプローチし、それぞれが最適化されるような提案を行います。

そのため、プロセスマイニングと比べると、作業プロセスの部分的要素に注目します。

プロセスマイニングの導入方法

コロニーでは、下記の5ステップに基づき、御社に最適なプロセスマイニングツールの導入支援サービスを提供しております。

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まとめ

今回の記事では、「プロセスマイニングとは？」と疑問をお持ちの方に向けて、プロセスマイニングの用途や特徴、導入メリットなどについてわかりやすく解説しました。

プロセスマイニングとは、業務遅延のボトルネックを特定可能な業務効率化ツールです。

プロセスマイニングを導入することで、業務効率化のみならず、日常的な業務のモニタリングも効率化できます。

ただし、プロセスマイニングの導入には専門知識が必要です。

専門知識が不足している企業は、ぜひコロニーの導入支援サービスをご利用ください。